اصنع مستقبل نموك!
نحن نقدم حلول التوريد والخدمات اللوجستية التي تدفع أعمالك إلى الأمام بثقة وكفاءة.
إن تحسين عملية الشراء هو الجهد المنهجي لجعل عملية الشراء أسرع وأرخص وأكثر شفافية واستراتيجية. في بيئة اليوم التنافسية، لم تعد المشتريات في بيئة اليوم التنافسية تتعلق فقط بالشراء بأقل سعر، بل أصبحت تؤثر بشكل مباشر على الربحية وإدارة المخاطر وأداء الموردين.
المؤسسات التي تستثمر في تحسين عمليات الشراء تحقق باستمرار تكاليف أقل، وعلاقات أفضل مع الموردين، وامتثالاً أقوى. سواء كنت شركة صغيرة أو مؤسسة عالمية، فإن تحسين عمليات الشراء يحقق عائد استثمار قابل للقياس.
ما هو تحسين عملية الشراء؟
يتضمن تحسين عمليات الشراء تحليل أنشطة المشتريات وإعادة تصميمها وأتمتتها للقضاء على أوجه القصور وإضافة القيمة.
الأهداف الأساسية
- تقليل تكاليف الشراء
- تقصير زمن دورة المشتريات
- تحسين جودة الموردين وموثوقيتهم
- زيادة الشفافية والامتثال
- مواءمة المشتريات مع استراتيجية العمل
وهو يركز على دورة حياة المشتريات بأكملها - بدءاً من تخطيط الطلب وحتى الدفع للموردين.
تتفهم العديد من المؤسسات هذه الأهداف ولكنها تعاني في التنفيذ، خاصةً عند التوريد من موردين خارجيين.
👉 تحدث إلى خبير مصادر حول تحسين عملية الشراء لديك
عملية الشراء التقليدية (نظرة عامة سريعة)
من الضروري فهم خط الأساس قبل البدء في تحسين عملية الشراء.
تشمل الخطوات النموذجية ما يلي:
- الحاجة إلى تحديد الهوية
- طلب الشراء
- مصادر الموردين
- طلب عرض الأسعار (RFQ)
- اختيار الموردين
- إنشاء أمر الشراء
- استلام البضائع
- معالجة الفواتير والدفع
تعاني العديد من المؤسسات من الخطوات اليدوية، واختناقات الموافقات، وضعف رؤية البيانات في كل مرحلة، خاصةً عند إدارة العديد من الموردين أو التوريد عبر الحدود.
10 استراتيجيات قوية لتحسين عمليات الشراء
1. توحيد إجراءات الشراء
التوحيد القياسي هو أساس تحسين عملية الشراء.
المزايا:
- يقلل من الأخطاء
- يحسن الامتثال
- تسريع الموافقات
إنشاء إجراءات تشغيل موحدة واضحة لطلبات الشراء والموافقات وإعداد الموردين.
تعتبر العمليات الموحدة ضرورية بشكل خاص عند العمل مع العديد من المصنعين أو وكلاء التوريد.
👉 احصل على الدعم في بناء عمليات سير عمل موحدة للمصادر
2. مركزية أنشطة الشراء
الشراء اللامركزي يؤدي إلى إنفاق غير مركزي.
تمكّن المشتريات المركزية من:
- تفاوض أفضل على الأسعار
- خصومات على الحجم
- رقابة أقوى على الموردين
هذه واحدة من أسرع الطرق لتحقيق وفورات في التكاليف، خاصةً في الفئات عالية الإنفاق.
3. الاستفادة من المصادر الاستراتيجية
يركز التوريد الاستراتيجي على القيمة طويلة الأجل، وليس السعر فقط.
تشمل العناصر الرئيسية ما يلي:
- تحليل الإنفاق
- أبحاث سوق الموردين
- التكلفة الإجمالية للملكية (TCO)
يُعد التوريد الاستراتيجي ركيزة أساسية لتحسين عملية الشراء.
تعرف العديد من الشركات مفهوم التوريد الاستراتيجي ولكنها تفتقر إلى بيانات الموردين الموثوقة ومعايير السوق.
4. أتمتة المشتريات باستخدام التكنولوجيا
تعمل الأدوات الرقمية على تحسين الكفاءة بشكل كبير.
تشمل الحلول الشائعة ما يلي:
- أنظمة الشراء الإلكتروني
- منصات تحليلات الإنفاق
- برنامج إدارة الموردين
منصات رائدة مثل SAP Ariba مساعدة المؤسسات على أتمتة مهام سير العمل واكتساب رؤى في الوقت الفعلي.
تعمل التكنولوجيا بشكل أفضل عندما تقترن بالتنفيذ العملي للمصادر وإدارة الموردين.
👉 تعرف على كيفية دمجنا للأنظمة مع دعم المصادر الواقعية
5. تقليل اختناقات الموافقة
كثرة طبقات الموافقة تبطئ عملية الشراء.
نصائح للتحسين:
- تعيين عتبات الموافقة
- استخدام مهام سير العمل الآلية
- تفويض السلطة حيثما أمكن
يؤدي تبسيط الموافقات إلى تحسين وقت الدورة الزمنية واستجابة الموردين بشكل مباشر.
6. تحسين إدارة الموردين
يؤثر أداء الموردين بشكل مباشر على نتائج المشتريات.
ركز على:
- بطاقات أداء الموردين
- مراجعات الأداء المنتظمة
- مؤشرات أداء رئيسية واضحة (الجودة والتسليم والتكلفة)
تُعد العلاقات القوية مع الموردين أساسية لتحسين عملية الشراء المستدامة.
غالباً ما تتطلب الإدارة الفعالة للموردين التواصل والتحقق على أرض الواقع.
7. تعزيز رؤية البيانات وتحليل الإنفاق
لا يمكنك تحسين ما لا يمكنك قياسه.
استخدم البيانات لـ
- تحديد فئات الإنفاق العالي
- تسرب العقود الفورية
- الكشف عن الشراء المستقل
غالبًا ما تكشف تحليلات الإنفاق عن 8-17% 8-17% وفورات خفية.
8. تعزيز الامتثال وإدارة المخاطر
كما يجب أن تقلل تحسينات المشتريات من المخاطر.
تشمل الإجراءات الرئيسية ما يلي:
- قوائم الموردين المعتمدين
- أنظمة إدارة العقود
- فحوصات الامتثال التنظيمي
تساعد أطر العمل مثل معايير ISO (مثل ISO 9001) في إضفاء الطابع الرسمي على الضوابط والعمليات.
تزداد مخاطر الامتثال بشكل كبير عند التوريد على المستوى الدولي دون التدقيق المناسب للموردين.
👉 اتصل بنا للتحقق من الموردين ودعم الامتثال
9. تدريب فرق المشتريات
الأشخاص هم من يقودون نجاح العملية.
يجب أن يغطي التدريب:
- مهارات التفاوض
- تحليل التكاليف
- إدارة العلاقات مع الموردين
- أدوات المشتريات الرقمية
تضاعف الفرق المدربة جيدًا من تأثير مبادرات تحسين عمليات الشراء.
10. تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية والتحسين المستمر
لا يتم “إنجاز” المشتريات أبداً.”
تتبع المقاييس مثل:
- وفورات في التكاليف
- زمن الدورة
- معدلات عيوب الموردين
- التسليم في الوقت المحدد
يضمن التحسين المستمر القيمة والمرونة على المدى الطويل.
التحديات الشائعة في تحسين عملية الشراء
على الرغم من النوايا الحسنة، غالبًا ما تواجه المنظمات عقبات مثل:
- مقاومة التغيير
- رداءة جودة البيانات
- الأنظمة القديمة
- نقص الدعم التنفيذي
يؤدي التعامل مع إدارة التغيير في وقت مبكر إلى زيادة معدلات النجاح بشكل كبير.
شركاء المصادر الخارجية غالبًا ما تساعد في التغلب على هذه التحديات بشكل أسرع من المبادرات الداخلية فقط.
فوائد تحسين عملية الشراء
عندما يتم تنفيذه بشكل صحيح، فإن تحسين عملية الشراء يحقق النتائج المرجوة:
✔ انخفاض تكاليف التشغيل
✔ دورات شراء أسرع
✔ تحسين أداء الموردين
✔ امتثال أفضل وجاهزية أفضل للتدقيق
✔ زيادة القيمة الاستراتيجية للمشتريات
تتحول المشتريات من مركز للتكلفة إلى محرك للقيمة.
مثال على تحسين عملية الشراء (سيناريو واقعي)
قامت شركة تصنيع متوسطة الحجم بتحسين عمليات الشراء من خلال:
- العمل مباشرة مع Wolisourcing
- تنفيذ برمجيات الشراء الإلكتروني
- تقليل خطوات الموافقة من 5 إلى 2
النتائج:
- تخفيض التكلفة 12%
- 30% أوقات دورات أسرع
- موثوقية أعلى للموردين
وغالباً ما تتحقق نتائج مماثلة عندما يتم الجمع بين تحسين المشتريات وتنفيذ مصادر موثوقة.
الأفكار النهائية: بناء وظيفة مشتريات أكثر ذكاءً
إن تحسين عملية الشراء ليس مشروعًا لمرة واحدة - إنها رحلة مستمرة. من خلال الجمع بين توحيد العمليات والتكنولوجيا والبيانات والأشخاص، يمكن للمؤسسات تحقيق وفورات كبيرة والتميز التشغيلي.
في عصر يتسم باضطراب سلسلة التوريد وارتفاع التكاليف، لم يعد تحسين المشتريات أمرًا اختياريًا، بل أصبح ضروريًا لتحقيق النمو المستدام.
بالنسبة للشركات التي ترغب في تحويل استراتيجيات المشتريات إلى وفورات حقيقية في التكاليف وموثوقية الموردين والحد من المخاطر, فإن وجود شريك التوريد المناسب يُحدث فرقاً كبيراً.
👉 اتصل بنا لمناقشة كيفية دعمنا لأهدافك في مجال المشتريات والتوريد
