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Ofrecemos soluciones de aprovisionamiento y logística que impulsan su negocio con confianza y eficacia.
La mejora de los procesos de aprovisionamiento es el esfuerzo sistemático por hacer que las compras sean más rápidas, baratas, transparentes y estratégicas. En el entorno competitivo actual, las compras ya no se limitan a comprar al precio más bajo, sino que afectan directamente a la rentabilidad, la gestión de riesgos y el rendimiento de los proveedores.
Las organizaciones que invierten en la mejora de los procesos de aprovisionamiento consiguen sistemáticamente reducir costes, mejorar las relaciones con los proveedores y reforzar el cumplimiento normativo. Tanto si se trata de una pequeña empresa como de una compañía global, la optimización de las compras ofrece un retorno de la inversión medible.
¿Qué es la mejora de los procesos de adquisición?
La mejora de los procesos de aprovisionamiento implica analizar, rediseñar y automatizar las actividades de aprovisionamiento para eliminar ineficiencias y añadir valor.
Objetivos principales
- Reducir los costes de compra
- Acortar los ciclos de aprovisionamiento
- Mejorar la calidad y fiabilidad de los proveedores
- Aumentar la transparencia y el cumplimiento
- Alinear la contratación con la estrategia empresarial
Se centra en todo el ciclo de vida de la contratación, desde la planificación de la demanda hasta el pago a los proveedores.
Muchas organizaciones comprenden estos objetivos pero tienen dificultades para ejecutarlos, especialmente cuando se abastecen de proveedores extranjeros.
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El proceso de contratación tradicional (resumen rápido)
Comprender la situación de partida es esencial antes de iniciar la mejora del proceso de contratación.
Los pasos típicos incluyen:
- Identificación de necesidades
- Solicitud de compra
- Contratación de proveedores
- Solicitud de presupuesto (RFQ)
- Selección de proveedores
- Creación de pedidos
- Entrada de mercancías
- Tramitación y pago de facturas
Muchas organizaciones luchan contra los pasos manuales, los cuellos de botella en la aprobación y la escasa visibilidad de los datos en cada etapa, especialmente cuando gestionan múltiples proveedores o compras transfronterizas.
10 poderosas estrategias para mejorar los procesos de adquisición
1. Normalizar los procedimientos de contratación
La normalización es la base de la mejora de los procesos de contratación.
Ventajas:
- Reduce los errores
- Mejora el cumplimiento
- Acelera las homologaciones
Cree procedimientos normalizados de trabajo claros para las solicitudes, las aprobaciones y la incorporación de proveedores.
Los procesos normalizados son especialmente críticos cuando se trabaja con varios fabricantes o agentes de aprovisionamiento.
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2. Centralizar las actividades de compra
La compra descentralizada conduce al gasto inconformista.
La central de compras permite:
- Mejor negociación de precios
- Descuentos por volumen
- Mayor control de los proveedores
Es una de las formas más rápidas de ahorrar costes, sobre todo en las categorías de mayor gasto.
3. Aprovechar la contratación estratégica
El aprovisionamiento estratégico se centra en el valor a largo plazo, no sólo en el precio.
Entre los elementos clave figuran:
- Análisis de gastos
- Estudio de mercado de proveedores
- Coste total de propiedad (TCO)
El aprovisionamiento estratégico es un pilar fundamental de la mejora de los procesos de adquisición.
Muchas empresas conocen el concepto de aprovisionamiento estratégico, pero carecen de datos fiables sobre proveedores y referencias de mercado.
4. Automatizar las adquisiciones con la tecnología
Las herramientas digitales mejoran drásticamente la eficiencia.
Las soluciones más habituales son:
- Sistemas de contratación electrónica
- Plataformas de análisis del gasto
- Software de gestión de proveedores
Plataformas líderes como SAP Ariba ayudan a las organizaciones a automatizar los flujos de trabajo y a obtener información en tiempo real.
La tecnología funciona mejor cuando se combina con la ejecución práctica del aprovisionamiento y la gestión de proveedores.
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5. Reducir los cuellos de botella en la aprobación
Demasiados niveles de aprobación ralentizan la contratación.
Consejos para mejorar:
- Establecer umbrales de aprobación
- Utilice flujos de trabajo automatizados
- Delegar autoridad siempre que sea posible
La agilización de las aprobaciones mejora directamente la duración de los ciclos y la capacidad de respuesta de los proveedores.
6. Mejorar la gestión de proveedores
El rendimiento de los proveedores afecta directamente a los resultados de la contratación.
Centrarse en:
- Tarjetas de puntuación de proveedores
- Revisiones periódicas del rendimiento
- KPI claros (calidad, entrega, coste)
Las relaciones sólidas con los proveedores son fundamentales para la mejora sostenible de los procesos de contratación.
Una gestión eficaz de los proveedores suele requerir comunicación y verificación sobre el terreno.
7. Mejorar la visibilidad de los datos y el análisis del gasto
No se puede mejorar lo que no se puede medir.
Utilizar los datos para:
- Identificar las categorías de mayor gasto
- Fuga de contratos al contado
- Detectar la compra disidente
El análisis del gasto a menudo descubre 8-17% ahorro oculto.
8. Reforzar el cumplimiento y la gestión de riesgos
Las mejoras en la contratación también deben reducir el riesgo.
Las acciones clave incluyen:
- Listas de proveedores autorizados
- Sistemas de gestión de contratos
- Control del cumplimiento de la normativa
Marcos como las normas ISO (por ejemplo, ISO 9001) ayudan a formalizar los controles y procesos.
Los riesgos de cumplimiento aumentan significativamente cuando se realizan contrataciones internacionales sin una investigación adecuada de los proveedores.
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9. Formar a los equipos de contratación
Las personas impulsan el éxito de los procesos.
La formación debe abarcar:
- Capacidad de negociación
- Análisis de costes
- Gestión de las relaciones con los proveedores
- Herramientas de contratación digital
Los equipos bien formados multiplican el impacto de las iniciativas de mejora de los procesos de adquisición.
10. Seguimiento de los indicadores clave de rendimiento y mejora continua
La contratación nunca está “hecha”.”
Seguimiento de métricas como:
- Ahorro de costes
- Duración del ciclo
- Índices de defectos de los proveedores
- Entrega puntual
La mejora continua garantiza el valor y la resistencia a largo plazo.
Retos comunes en la mejora de los procesos de adquisición
A pesar de las mejores intenciones, las organizaciones suelen enfrentarse a obstáculos como:
- Resistencia al cambio
- Mala calidad de los datos
- Sistemas heredados
- Falta de apoyo ejecutivo
Abordar la gestión del cambio en una fase temprana aumenta considerablemente los índices de éxito.
Socios externos a menudo pueden ayudar a superar estos retos más rápidamente que las iniciativas exclusivamente internas.
Beneficios de la mejora de los procesos de adquisición
Cuando se ejecuta correctamente, la mejora de los procesos de adquisición da sus frutos:
✔ Menores costes de explotación
Ciclos de compra más rápidos
Mejora del rendimiento de los proveedores
✔ Mejor cumplimiento y preparación para auditorías
✔ Mayor valor estratégico de la contratación
Las adquisiciones dejan de ser un centro de costes para convertirse en un motor de valor.
Ejemplo de mejora del proceso de adquisición (escenario real)
Una empresa manufacturera de tamaño medio mejoró sus compras:
- Trabajar directamente con Wolisourcing
- Implantación de software de contratación electrónica
- Reducción de los pasos de aprobación de 5 a 2
Resultados:
- 12% reducción de costes
- 30% Tiempos de ciclo más rápidos
- Mayor fiabilidad de los proveedores
A menudo se consiguen resultados similares cuando la optimización de las compras se combina con una ejecución fiable de los aprovisionamientos.
Reflexiones finales: Crear una función de compras más inteligente
La mejora de los procesos de adquisición no es un proyecto puntual, sino un viaje continuo. Combinando la estandarización de procesos, la tecnología, los datos y las personas, las organizaciones pueden conseguir ahorros significativos y excelencia operativa.
En una época de interrupción de la cadena de suministro y aumento de los costes, mejorar las compras ya no es opcional, sino esencial para un crecimiento sostenible.
Para las empresas que desean convertir las estrategias de contratación en un ahorro real de costes, fiabilidad de los proveedores y reducción de riesgos, En este sentido, contar con el socio de aprovisionamiento adecuado marca la diferencia.
